Mit Bocholt zum neuen Stadt-Portal

2023 berieten wir die Stadt Bocholt bei der Konzeption ihrer Website und bei dem Ausschreibungsverfahren für die technische Umsetzung. Ein starker Fokus der Beratung betraf die Vorgehensweise, insbesondere die notwendigen Schritte, geeignete Methoden und die Beteiligung betroffener Personen.

Mit Vertreter:innen der zentralen Interessensgruppen und mit starkem Nutzerfokus erarbeiteten wir in einer facilitativen Online-Workshop-Reihe das Grundkonzept für das kommunale Stadt-Portal, das in einem "agilen Lastenheft" in Form einer dynamischen Liste (Backlog) mündete.

 

Zum Pressebericht

Die Website einer Stadt hat zahlreiche Interessensgruppen: Bürger:innen, Tourist:innen, Unternehmen und Verbände, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Datenschutz- und Gleichstellungsbeauftragte, Verwaltung, Stadt-Marketing, IT, Wirtschaftsförderungen und viele mehr. 

Um aus diesen unterschiedlichsten Anforderungen ein gemeinsames Bild zu gestalten, holten wir Vertreter:innen der relevanten Bereiche in einen (digitalen) Raum und erarbeiteten gemeinsam die Struktur, Inhalte und Funktionen der Website – mit starkem Nutzerfokus und modernen Arbeitsmethoden. 

 

Im Überblick

Der Kunde

Unternehmen: Stadt Bocholt

Sitz: Bocholt

Branche: Kommune

Größe: ca. 74.000 Einwohner:innen

Website: bocholt.de

 

Unsere Leistungen

  • Beratung zur Vorgehensweise
  • Facilitative Online-Workshops zur Erstellung des initialen Backlogs
  • Inspiration und Co-Creation für nutzerzentrierte Angebote
  • Begleitung beim Ausschreibungsverfahren

Ziel des Prozesses

  • Ein agiles Lastenheft für ein modernes, service- und nutzerfokussiertes Portal
  • Heraustellen echter Mehrwerte für Nutzer:innen der verschiedenen Zielgruppen
  • Eine Ausschreibung, bei der der perfekte Umsetzungspartner gefunden wird

Der Kunde

Die Stadt Bocholt ist mit 74.000 Einwohnern die größte Stadt im Kreis Borken und liegt im Westmünsterland zwischen dem Industriegürtel an Rhein und Ruhr und den niederländischen Industriezentren Arnheim und Enschede. Durch die Nähe zur niederländischen Grenze ist in Bocholt der europäische Gedanke und die Offenheit der Kulturen besonders präsent.

 

Die Aufgabe

  • Beratung des Kunden bei der Vorgehensweise, insbesondere bezüglich notwendiger Schritte, geeigneter Methoden und der Beteiligung verschiedener Interessensgruppen.
  • Die Begleitung der Website-Konzeption, bei der die vielfältigen Perspektiven zu einem gemeinsamen Bild gewoben werden.
  • Mit allen Beteiligten und einem starken Nutzerfokus die wirklich relevanten Mehrwerte für die verschiedenen Zielgruppen, insbesondere der Bürger:innen, herausarbeiten.
  • Die wesentlichen Anforderungen in einem agilen Lastenheft (Backlog) zusammenfassen: die Anforderungen mit der höchsten Priorität werden bereits ausdefiniert, während spätere Erweiterungen zunächst unpräzise bleiben.

Die Herausforderungen

  • Eine breite und differenzierte Zielgruppe mit sehr unterschiedlichen Ansprüchen.
  • Ein großes Angebot von zahlreichen Leistungen, die in einer neuen, zielgruppengerechten Struktur dargestellt werden sollen.
  • Besonders strenge gesetzliche Vorgaben, an die die Kommune als öffentlicher Träger der Stadt gebunden ist, wie z.B. Barrierefreiheit, das Onlinezugangsgesetz (OZG), Vergabeverfahren und Ausschreibungspflichten.
  • Verzahnung der Funktionen mit internen und externen Prozessen.
  • Anbindung diverser Drittsysteme.

Der Prozess

Wir setzen auf bewährte Methoden und fördern offenen Austausch über Hierarchie- und Abteilungsgrenzen hinweg.

Auf Basis einer IST-Analyse schraubten wir uns in einer Workshopreihe (Phase 3) tief in das Projekt hinein und arbeiteten gemeinsam die Struktur und wirklich relevanten Funktionen der Website aus – mit starkem Nutzerfokus und modernen Arbeitsmethoden, beispielsweise Design Thinking, Persona-Arbeit, Value Proposition Design, User Journey, Prototyping.

Das Ziel des Prozesses

Als “Produkt” der Konzeptionsphase entstand ein auf die Bedürfnisse aller Nutzergruppen, Akteure und Stakeholder zugeschnittenes, ausschreibungsreifes "agiles Lastenheft" – ein Grobkonzept, das von allen beteiligten Personen gemeinsam getragen wurde. 

Auch die Ausschreibung wurde durch uns begleitet, sodass am Ende ein geeigneter Partner für die Umsetzung der Website gefunden wurde – perfekt passend zu den technischen und konzeptionellen Anforderungen, die sich im Prozess gezeigt haben.

Pressebericht Kommune21

In einem zweiseitigen Artikel berichtet die Kommune21 über den Website-Relaunch. 

Hier den kompletten Artikel lesen

zum Download

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